GESTIÓN DOCUMENTAL

Optimiza tus procesos de información con software

Implementa en tu oficina soluciones de software que ayuden en la reducción de costos de infraestructura y consumibles en impresión, así como en la gestión en procesamiento de información y documentos.

Incorpórate a la nueva era digital en gestión documental y aumenta tu productividad, digitaliza tu archivo histórico y diseña su estructura de información, asigna usuarios y roles, crea firmas digitales, etiqueta información y consulta digitalmente, etc.

La información es vital en tu oficina

Adminístrala, controla y protégela de la mejor forma por medio de las dos divisiones existentes en la gestión documental.

Gestión de información

Descubre una nueva forma de manejar la información y documentos de tu oficina por medio de software especializado. Imagina crear toda un sistema de gestión documental completamente auditable por medio de flujos de trabajo automatizados. Elimina la fuga y pérdida de información, realiza consultas con pocos clics, etc.

Administración de impresión

La tendencia actual no es reducir sino optimizar la impresión, copiado y escaneo de las oficinas, desde los costos de infraestructura y consumibles hasta el volúmen de impresión. Reduce considerablemente el desperdicio, incorpórate a la era de trabajo a distancia, crea reportes administrativos por periodo, etc.

Elige la solución ideal en software para tu oficina

No importa tu sector, las dimensiones de tu oficina o cantidad de colaboradores, solo importan tus necesidades y la solución en software que elijas, conócelas.

Conoce los beneficios de la gestión de información

Captura información fácilmente

Procesa documentos desde una multifuncional, tableta o smartphone, desde tu propia información en red, desde un servidor de email o integra sistemas de terceros como ERP.

Ágil procesamiento OCR

Gracias al Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) puedes generar automáticamente una estructura de información previamente personalizada para tu organización.

Encuentra información al instante

Extrae información puntual añadiendo metadatos o etiquetas, además relaciónalas con diferentes documentos y palabras clave para su fácil consulta en dispositivos.

Crea flujos de trabajo robustos

Determina flujos y procesos personalizados en los que puedes elegir participantes, roles de usuario, etapas de proceso y sentencias o condiciones de continuación.

Autoriza con firmas digitales

Optimiza largos procesos y autoriza documentos por medio de firmas digitales con validez en tu sistema, deja de obstaculizar procesos y tiempo con firmas tradicionales.

Todo es auditable

Toma el control de todos tus documentos, consulta fechas, horarios y las credenciales de acceso con las que modificaron un documento para tener todo su historial.

Conoce el software ideal para gestionar tu información

Comienza una nueva era en gestión de información y documentos para tu oficina y pon a prueba el potencial de tu equipo de trabajo.

Drivve

Escanea y optimiza los procesos comerciales mediante la captura.

Ahorra tiempo, dinero y recursos al automatizar los procesos administrativos en la captura de documentos.
Archivos digitales editables, con capacidad de búsqueda rápida, captura y enrutamiento de imágenes y documentos con un solo toque.

Info

Especificaciones

Seguridad:
Conexión integrada entre la impresora multifunción Sharp y su base de datos corporativa. Comunicación cifrada SSL punto a punto.
Workflow:
Procesa, Captura y enruta los documentos de forma automática a los repositorios predefinidos generando archivos buscables y editables.
Control:
Centralización y control de acceso a la información. Sincronización con Active Directory y políticas de redes en dominio.
Personalización:
Defina los campos de entrada obligatorios para garantizar que se ingrese la información requerida antes de iniciar cualquier proceso.

Drivve image abre el camino para un crecimiento rentable al proporcionar a todos los integrantes de su equipo la información que necesitan para tomar decisiones de manera rápida y efectiva. Elimina los flujos de trabajo manuales propensos a errores, procesa documentos más rápido y lleva la información a dónde es necesaria.

Servicio

Implementación de un flujo de captura, capacitación a usuario final y administrador del sistema para generar nuevos flujos de trabajo. Sincronización con directorio activo para seguimiento de políticas del dominio. Soporte a la licencia durante la vigencia de póliza de servicio.

Condición de promoción:

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M-files

Gestiona la información almacenada en carpetas, sistemas, servidores o servicios en la nube.

Interfaz de usuario común independientemente del dispositivo que utilice, por lo que puede trabajar en cualquier momento y cualquier dispositivo.
Administra la información de manera más eficiente y segura. Permite a los usuarios ser más flexibles y productivos sin dejar de adherirse a las pautas y regulaciones.

Info

Especificaciones

Seguridad:
Encriptación de los medios de almacenamiento y discos duros del servidor local, utiliza cifrado SSL y capas de sobre escritura. Permite la generación de cuentas de usuario local y sincronización con Active Directory, asignación de roles, políticas y permisos asignados por el admin. del sistema.
Workflow:
Flujos de trabajo automatizados agilizan los procesos comunes, como aprobaciones de contratos, contenido controlado y facturación, para que pueda mantenerse productivo y garantizar el cumplimiento. Envío automático de notificación para una tareas pendientes.
Control:
Todos los pasos del flujo de trabajo se registran en el historial de versiones y modificaciones de cada archivo. Puede hacer que su negocio sea a prueba de auditorías mientras obtiene una visibilidad total de todos sus procesos comerciales importantes.
Personalización:
Defina los procesos de su organización y la estructura a la información que seguirá el sistema. Participantes del proceso, permisos de acceso, estructura de carpetas, metadatos y rutas de acceso.

La solución M-Files se basa en tres pilares: se basa en metadatos, es neutral en el repositorio e inteligente. Eso significa que puede encontrar datos en función de lo que son, no de dónde están almacenados. Ver información en contexto de forma automática, independientemente de su sistema de origen. No hay necesidad de preocuparse por la migración de datos: mantenga todo exactamente donde está y acceda a él al instante. Proporciona conexiones, por ejemplo, a unidades de red, aplicaciones de Microsoft y Google, así como a las principales aplicaciones comerciales y otros sistemas de gestión de documentos.

Servicio

Implementación y puesta en marcha del servidor. Estructura de carpetas y flujos de trabajo automatizados para un proceso. Sincronización con directorio activo o carga manual de usuarios, asignación de roles de usuario; capacitación para usuario final y al administrador del sistema para generar nuevos procesos. Soporte y mantenimiento a licencia por póliza de servicio.

Condición de promoción:

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DocRecord

Gestión documental, acceder al instante, capturar automáticamente y crear flujos de trabajo .

Mejora en los tiempos de respuesta de empleados y clientes que le permiten tener un acceso instantáneo a documentos y contenidos en cualquier lugar y momento, así reduce costes gracias al procesamiento y flujos automatizados.
Fácil captura de datos y procesamiento de flujo de trabajo con formularios electrónicos. Auto-completa formularios a partir de la captura de datos de formularios electrónicos.

Info

Especificaciones

Seguridad:
Bizhub Secure Alert by DocRecord proporciona una seguridad MFP con todo incluido para notificar a las organizaciones cuando se produce una violación de documentos o datos.
Workflow:
Proporciona una capacidad de captura potente y fácil de usar que permite que los documentos se reconozcan automáticamente, se extraigan datos y se archiven en su repositorio. Permite la extracción inteligente y automatizada de datos de documentos electrónicos. 
Control:
Control de versiones y auditoría. Generación de politícas y restricciones para edición y acceso a la información por grupos de usuario o departamentos.
Personalización:
Integración a nivel de API con muchas aplicaciones de línea de negocio de terceros, como Microsoft Dynamics GP, Sage, QuickBooks Enterprise y otras. Esta integración permite que un funcionamiento eficaz con el flujo de trabajo.

Plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) con todo incluido para automatizar el procesamiento, almacenamiento y recuperación de documentos, contenido, correos electrónicos y datos. Bizhub Secure Alert crea un registro de actividad de cualquier actividad de bizhub MFP: copias, impresiones, escaneos, faxes y correos electrónicos. Los administradores pueden crear fácilmente alertas de infracción basadas en palabras clave y datos. Permite a las organizaciones eliminar la codificación manual de datos críticos en otras aplicaciones, como contabilidad y ERP.

Servicio

Implementación y puesta en marcha del servidor. Estructura de carpetas y flujos de trabajo automatizados para un proceso. Sincronización con directorio activo o carga manual de usuarios, asignación de roles de usuario; capacitación para usuario final y al administrador del sistema para generar nuevos procesos. Soporte y mantenimiento a licencia por póliza de servicio.

Condición de promoción:

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DocForm

Comunicación electrónica personalizada para ambientes digitales e impresión en producción.

Genera grandes volúmenes de comunicaciones comerciales impresas, electrónicas, móviles y por correo electrónico personalizadas.
Crea rápidamente conjuntos de documentos complejos para que las ORG puedan proporcionar fácilmente a sus clientes comunicaciones impresas y electrónicas entre canales. 

Info

Especificaciones

Seguridad:
Instalado de forma local. Cifrado punto a punto con conexión SSL.
Workflow:
Diseñado para el procesamiento rápido y la generación de documentos electrónicos e impresos complejos para entornos de producción. El flujo de trabajo integrado permite la salida condicional de documentos basados ​​en datos y otras reglas de procesamiento preestablecidas.
Control:
Crea comunicaciones mediante la ingesta de datos de múltiples fuentes y entradas. Estas fuentes de entrada incluyen múltiples bases de datos, colas de impresión, flujos XML y muchas otras fuentes de datos.
Personalización:
Interfaz de diseño de proyectos que permite la creación de una amplia gama de comunicaciones impresas y electrónicas. Los proyectos pueden variar desde notificaciones simples hasta ofertas complejas de clientes procesadas condicionalmente.

DocForm permite la generación automatizada de comunicaciones comerciales basadas en datos variables, electrónicas, móviles, de correo electrónico e impresas de gran volumen.

Servicio

Implementación del software, configuración de un formato variable, capacitación, soporte y mantenimiento a la licencia por póliza de servicio.

Condición de promoción:

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AutoStore

Automatice los procesos mediante formularios, solicitudes que agilicen el procesamiento de cualquier documento.

Habilite de forma segura flujos de trabajo de captura de documentos automatizados y compatibles.
 Mejora procesos comerciales basados ​​en documentos para reducir costos, mejorar la eficiencia operativa, la comunicación y la colaboración, y respaldar el cumplimiento normativo.

Info

Especificaciones

Seguridad:
Asegurar la información de su empresa para prevenir uso no autorizado, y mantener la organización, reputación y confianza del cliente.
Workflow:
Kofax AutoStore automatiza muchas de las tareas de administración de documentos que realiza todos los días, personalizando sus flujos de trabajo y mejorando la productividad en toda la organización.
Control:
Otorge el permiso de acceso y captura a la información a las personas indicadas. Auditoría del sistema.
Personalización:
Asegurar que sus procesos operativos permanezcan compatibles aplicando reglas comerciales y seguimiento del movimiento y uso de documentos e información.

Kofax AutoStore es una solución integrada que permite de forma segura flujos de trabajo de captura de documentos automatizados y compatibles con la más amplia gama de plataformas de hardware y software. Esta construido para la oficina, proporcionando capacidades diseñadas para ayudar a los trabajadores; ser más eficientes y productivos en su forma de trabajar, mientras proporciona controles a nivel empresarial para el control y la seguridad de la información.

Servicio

Implementación de un flujo de captura, capacitación a usuario final y administrador del sistema para generar nuevos flujos de trabajo. Sincronización con directorio activo para seguimiento de políticas del dominio. Soporte a la licencia durante la vigencia de póliza de servicio.

Condición de promoción:

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Conoce los beneficios de la administración en impresión

Obtén registros de impresión

Lleva registros de lo impreso por cada usuario, crea automáticamente reportes personalizados y expórtalos en diferentes formatos para su análisis posterior.

Crea grupos de trabajo

Ya sea por área, departamento o equipo de trabajo, genera reglas por usuario para determinar cantidades, tipo de impresión (B/N y color), formatos, etc.

Alto nivel de seguridad

Gracias al Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) mandaras a impresión y automáticamente tendrás marcas de agua especiales para aumentar su seguridad.

Ahorra recursos

Es posible eficientar los recursos de infraestructura y consumibles, en ocasiones con un ahorro de hasta un 75%, disminuyendo desperdicios, ahorrando papel, etc.

Imprime desde cualquier lugar

Manda a impresión desde diferentes ubicaciones, ya sea entre oficinas, pisos e incluso ciudades o países. Ideal para las modalidades de trabajo a distancia.

Control total de impresión

Elige el modo de autenticación de la multifuncional ideal para ti, pueden ser: huellas dactilares, lector de tarjetas de proximidad HID, QR, e incluso PIN.

Conoce el software ideal para administrar tu impresión

Controla todo aspecto de la impresión de las multifuncionales en tu oficina y optimiza tiempo en aquellas tareas administrativas cotidianas.

YSOFT

Administración de impresión, captura de documentos y administración de impresión 3D.

Servicios administrados de impresión que le permiten reducir sus costos de infraestructura de manera centralizada y segura.
Recuperación de centros de costo a través de la generación automática de reportes por departamentos, usuarios o dispositivos que le permiten asignar cuotas y limitar el uso del servicio de impresión, copia y digitalización.

Info

Especificaciones

Seguridad:
Autenticación biométrica (Patrón sanguíneo de huella dactilar), lector de tarjetas de próximidad HID (multifrecuencia), código pin, código QR, y combinación de patrones. Comunicación cifrada por SSL.
Workflow:
Motor potente OCR ABBY que permite la generación de flujos automáticos y enrutamiento a carpetas de red o repositorios en la nube y correo electrónico.
Control:
Generación de reglas y políticas para trabajos de impresión, copia y digitalización. Auditoria de trabajos impresos, vista gral. del trabajo, nombre, horario y liberación, generación automática de reportes de trabajo por periodo.
Personalización:
Defina las políticas, reglas y limitaciones para usuarios, invitados, centros de costo o dispositivo. Asigne listas de precio por documento, página impresa, copia, documentos color y tipo de papel.

Ysoft SafeQ es una plataforma de flujo de trabajo diseñada para organizaciones que buscan gestionar y reducir los costos de su servicio de impresión, ser más eficiente, digitalizar con flujos de trabajo y aumentar seguridad de documentos.

Servicio

Implementación y puesta en marcha del servidor de impresión, sincronización con directorio activo o carga masiva de usuarios compatible con formato CSV. Configuración de políticas y reglas de impresión. Capacitación para extracción de reportes y control de usuario, administrador del sistema y usuario final.

Condición de promoción:

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PaperCut

Minimiza el desperdicio y disfruta de una experiencia de impresión segura y sencilla

Servicios administrados de impresión que le permiten reducir sus costos de infraestructura de manera centralizada y segura.
Ideal para entornos educativos. Generación de cuotas por usuario, saldos, recargas periodicas y en línea vía paypal. Asignación de listas de precio.

Info

Especificaciones

Seguridad:
Compatibilidad con medios de autenticación biométrica (Patrón sanguíneo de huella dactilar), lector de tarjetas de próximidad HID (multifrecuencia), código pin, código QR, y combinación de patrones. Comunicación cifrada por SSL punto a punto.
Workflow:
Sincronización y compatibilidad con servicios de impresión y digitalización en la nube. Google Drive, Onde Drive, office 365, entre otros.
Control:
Elimine el desperdicio y aliente el comportamiento de impresión responsable en su instalación. Con PaperCut y su función de impresión por tracción segura "Find Me", los trabajos de impresión sólo se imprimen cuando son liberados por el usuario. Ademas permite decidir qué dispositivo es más conveniente para sus necesidades de impresión.
Personalización:
PaperCut ofrece versiones únicas de su suite diseñada para la educación con sistemas de facturación implementados en el software o sistemas de facturación de gestión de la práctica para las empresas que buscan pasar a lo largo del costo para el cliente.

Software que utiliza la potencia de sus dispositivos multifunción para una buena impresión: impresión fácil, segura y sin desperdicios. Habilite la impresión que solo funciona en todas las plataformas. PaperCut MF se adapta a su entorno de impresión, no al revés. Configure las cosas exactamente a su gusto, y nos aseguraremos de que la parte de impresión simplemente suceda.

Servicio

Implementación y puesta en marcha del servidor de impresión, sincronización con directorio activo o carga masiva de usuarios compatible con formato CSV. Configuración de políticas y reglas de impresión. Capacitación para extracción de reportes y control de usuario, administrador del sistema y usuario final.

Condición de promoción:

Contáctanos para más información

Inicia el proceso para gestión documental

Conoce el proceso para determinar la solución en software de gestión documental o administración de impresión ideal para ti.
Diagnóstico
Evaluamos tus necesidades y volúmenes de digitalización e impresión para determinar el tipo de software ideal para ti.
Demostración
En 20 minutos te mostramos los diferentes soluciones en software, puntualizando los beneficios que tendrás al implementarlo.
Propuesta
Hacemos una demostración personalizada en el software real y presentamos la propuesta comercial para su implementación.
Implementación
Planeamos toda la estructura de implementación de tu proyecto y la ejecutamos a la perfección para tu beneficio.
Potencializa tu oficina
Encuentra la tecnología necesaria para mejorar tus tareas administrativas, para optimizar tus procesos, para lograr más.
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